กระบวนการทำงานของระบบจัดซื้อ SPIS

ความต้องการในการขอซื้อสินค้า/บริการของหน่วยงานในบริษัทที่ต้องมีการจัดซื้อจัดจ้าง เป็นสิ่งแรกที่มีในการเริ่มต้นการทำงาน โดยสามารถระบุสินค้า/งานบริการที่ต้องการลงในใบขอซื้อ (PR) ได้โดยตรง หรือหากเป็นงานโครงการที่มีการทำเอกสาร BOQ (Bill of Quantity) ระบบสามารถอ้างอิงรายการใน BOQ มาออกเอกสารใบขอซื้อ (PR) ได้อย่างง่ายและรวดเร็ว เช่นเดียวกับเอกสารเงินยืมทดรอง (Advance) ที่ระบบสามารถอ้างอิงข้อมูลเพื่อใช้ในการบันทึกการจ่ายได้อย่างสะดวกรวดเร็ว

การจัดซื้อบนระบบที่มีขั้นตอนตั้งแต่การออกใบขอซื้อ (PR) การส่งใบขอราคาถึงผู้ขาย (RFQ) การรับใบเสนอราคา (QUO) และการออกใบสั่งซื้อ (PO) โดยเรียงตามลำดับการทำงาน ระบบสามารถออกรายงาน CBE (Commercial Bid Evaluation) เมื่อได้รับใบเสนอราคาจากผู้ขายหลายราย และสามารถแปลงข้อมูลใบเสนอราคาที่ต้องการนำมาสร้างใบสั่งซื้อ (PO) ได้อย่างถูกต้องและรวดเร็ว อีกทั้งยังสามารถควบคุมงบประมาณโครงการจากขั้นตอนการขออนุมัติการขอซื้อและการสั่งซื้อที่ส่งให้ผู้อนุมัติพิจารณาตามลำดับได้

การรับสินค้าที่ทำการจัดซื้อเข้าคลังจะมีการออกใบรับสินค้าเข้าคลัง (MRR) ตามจำนวนที่ผู้ขายจัดส่ง และผู้ขายสามารถวางบิลได้ทั้งที่มีการรับสินค้าบางจำนวน/ครบทุกจำนวนตามใบสั่งซื้อ (PO) ส่วนการซื้องานบริการจากผู้ขายจะมีการออกเอกสารใบตรวจรับงาน (WOA) เพื่อยืนยันการได้รับบริการจากผู้ขายครบถ้วนตามแต่ละข้อตกลงในใบสั่งซื้อ (PO) และผู้ขายสามารถวางบิลได้ เมื่อมีการให้บริการบางข้อ/ครบทุกข้อที่ตกลงในใบสั่งซื้อ (PO) และถ้าใบสั่งซื้อ (PO) มีงวดชำระเป็นมัดจำ ผู้ขายสามารถยื่นเอกสารการวางบิลได้ตามวันที่ได้ตกลง

รับข้อมูลเอกสารการวางบิลจากผู้ขายแล้ว สามารถออกใบขออนุมัติจ่าย (PVA) เพื่อขออนุมัติการชำระเงินจากผู้อนุมัติตามลำดับทางออนไลน์ โดยอ้างอิงข้อมูลใบสำคัญจ่าย (PV) จากโปรแกรมบัญชี และสามารถดูปฏิทินการจ่ายได้ โดยแสดงวันที่ของสถานะต่างๆของเอกสาร คือ เอกสารรอการวางบิล เอกสารใบวางบิลที่รอการจ่าย เอกสารที่รอการอนุมัติจ่าย เอกสารที่รอผู้ขายรับเงินสดหรือเช็ค และเอกสารที่รอการถอนเงินจากเช็ค

สินค้าในคลังมีข้อมูลมาจากการรับสินค้าเข้าคลังจากใบสั่งซื้อ (MRR) การเบิกสินค้าเพื่อนำไปใช้งาน (MIR) ต่างๆในโครงการ การรับคืนสินค้าเข้าคลังที่เหลือจากการเบิกใช้ (MRT) ไปยังจุดจัดเก็บเดิมที่เบิกออกมา การเบิกสินค้าคืนผู้ขายเพื่อลดหนี้ (MCN) โดยอ้างอิงข้อมูลการรับสินค้าจากใบสั่งซื้อ และการย้ายโอนสินค้า (MTR) เพื่อเปลี่ยนสถานที่จัดเก็บสินค้าหรือโปรเจคตามการใช้งานที่ต้องการ ซึ่งสามารถขออนุมัติการเบิกหรือย้ายโอนสินค้าจากผู้อนุมัติได้ทางออนไลน์

การกำหนดปริมาณค่าต่ำสุด-สูงสุดในคลัง เพื่อป้องกันปัญหาการขาดสินค้าในการเบิกใช้งานมีไม่เพียงพอ และป้องกันการสิ้นเปลืองงบประมาณในการสั่งซื้อสินค้าที่มีปริมาณสูงกว่าที่กำหนด โดยสินค้าที่มีจำนวนต่ำกว่าที่กำหนดให้สามารถส่งข้อมูลแจ้งปริมาณสินค้าทางอีเมล์ ส่วนสินค้าที่มีจำนวนสูงกว่าที่กำหนดจะแสดงข้อความเตือนให้ทราบในขณะที่ทำการอนุมัติ และสามารถดูรายงานปริมาณสินค้าในคลังที่มีการกำหนดปริมาณต่ำสุด-สูงสุดได้