ประโยชน์ของระบบจัดซื้อ SPIS

ระบบ SPIS มีฟังก์ชันที่ช่วยให้ผู้อนุมัติสามารถพิจารณาการใช้งบประมาณในการขอซื้อ และปริมาณสินค้าหรืองานบริการที่ขอซื้อให้มีความเหมาะสมอยู่ในวงเงินงบประมาณที่กำหนดไว้ โดยปริมาณการขอซื้อสินค้าเข้าคลังจะต้องมีความสอดคล้องกับปริมาณสินค้าที่มีอยู่ในคลัง เพื่อไม่ให้สินค้าในคลังมีปริมาณที่เพียงพอต่อการใช้งาน ไม่มากเกินไปหรือน้อยเกิน ส่งผลให้สามารถลดต้นทุนค่าใช้จ่ายในการจัดซื้อสินค้าเข้าคลังที่ไม่มีความจำเป็นออกไปได้ เกิดความคุ้มค่าในการจัดซื้อจัดจ้างเมื่อสินค้าหรืองานบริการที่ได้รับมีคุณภาพสูงในราคาที่เหมาะสม จึงเป็นการควบคุมงบประมาณการที่ครอบคลุมและมีประสิทธิภาพ เป็นประโยชน์สำหรับการวางแผนงานบริหารในครั้งต่อไป

ระบบ SPIS เป็นระบบที่ผู้ใช้งานสามารถใช้ฟังก์ชันต่างๆของระบบตามบทบาทหน้าที่ที่ได้รับ ทำให้สามารถทำงานในระบบได้ทันทีจนเสร็จสมบูรณ์ โดยไม่ต้องกังวลเรื่องการทำงานเกินหน้าที่และซ้ำซ้อนงานกับผู้อื่น ประกอบกับการทำงานบนระบบเป็นแบบ Real-Time ทำให้การทำงานขององค์กรมีความต่อเนื่อง ทำงานไวเป็นระบบ และงานที่ได้รับมีประสิทธิภาพ

ระบบ SPIS มีการป้องกันการเข้าถึงข้อมูลเอกสารจากผู้ใช้งานท่านอื่นที่ไม่ได้เป็นผู้รับผิดชอบงานเอกสารนั้น ทำให้ผู้รับผิดชอบงานแต่ละคนสามารถทำงานตั้งแต่เริ่มต้นจนงานเสร็จสมบูรณ์ได้อย่างมีประสิทธิภาพโดยไม่มีการแทรกแซงงานจากผู้อื่น ข้อมูลงานที่ได้รับจึงมีความน่าเชื่อถือสูง

ระบบ SPIS ได้มีการออกแบบให้รองรับปริมาณข้อมูลจำนวนมากในการทำงาน ตั้งแต่ขั้นตอนการขอซื้อ การจัดซื้อจัดจ้าง การตรวจสอบข้อมูลสินค้า/บริการ งานคลังสินค้า และงานบัญชี โดยการใช้เทคโนโลยีที่ได้มาตรฐานและเทคนิคระดับสูงในการออกแบบโครงสร้างข้อมูลและการโปรแกรมมิ่งระบบให้รองรับกับข้อมูลการทำงานปริมาณมากได้

ระบบ SPIS จะมีการจำกัดการเข้าถึงข้อมูลตามบทบาทที่ได้รับ หากบทบาทของผู้ใช้งานไม่มีความเกี่ยวข้องกับงานหรือเอกสาร ระบบจะไม่อนุญาตให้เข้าถึงข้อมูล ถึงแม้ว่าผู้ใช้งานจะมีบทบาทที่สามารถดูข้อมูลได้ แต่สิทธิในการเข้าถึงข้อมูลเพื่อแก้ไขรายละเอียดของผู้ใช้งานอาจจะไม่เหมือนกัน ขึ้นอยู่กับความเกี่ยวข้องของผู้ใช้งานและเอกสารที่รับผิดชอบ

ระบบ SPIS มีการรองรับการทำงานของผู้อนุมัติที่สามารถอนุมัติเอกสารงานที่มีความซับซ้อนสูง โดยสามารถออกแบบลำดับสายการอนุมัติงานให้เหมาะสมกับการทำงานของบริษัทได้ ซึ่งมีสายการอนุมัติหลายแบบให้เลือกใช้ ได้แก่ สายการอนุมัติตามบริษัท สายการอนุมัติตามแผนก การอนุมัติตามโปรเจค และสายการอนุมัติตามสายงาน

ระบบ SPIS มีความโปร่งใสในการทำงานที่สามารถตรวจสอบได้ เนื่องจากมีการทำงานที่เป็นระบบ การใช้งานจึงเป็นไปตามลำดับขั้นตอนไปตามสิทธิ์และบทบาทที่ได้รับ จึงมั่นใจได้ว่าจะไม่ถูกแทรกแซงการทำงานหรือแก้ไขงานจากผู้อื่น และทางระบบ SPIS มีการเก็บข้อมูลและประวัติการทำงาน ทำให้สามารถตรวจสอบข้อมูลการทำงานย้อนหลัง และผู้ใช้งานที่มีส่วนเกี่ยวข้อง รวมถึงการตรวจหาแหล่งที่มาที่ไปของข้อมูลได้