การควบคุมงบประมาณ (Cost Control)

การควบคุมงบประมาณ คือ การควบคุมต้นทุนค่าใช้จ่ายต่างๆในการจัดซื้อ ทั้งจำนวนและราคาของสินค้าหรืองานบริการ ไม่ให้สูงเกินกว่างบประมาณที่ตั้งไว้ การดำเนินงานอยู่ในระยะเวลาที่กำหนดมีประสิทธิภาพ ผลงานที่ได้รับมีคุณภาพ และเมื่อนำผลรวมค่าใช้จ่ายมาเทียบกับต้นทุนงบประมาณมีผลประกอบการที่เป็นกำไร

1. Procurement System Software (ระบบจัดซื้อ) : โปรแกรมสำหรับใช้ในกระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง เพื่อควบคุมงบประมาณการค่าใช้จ่ายในองค์กร มีขั้นตอนการจัดซื้อที่เป็นระบบและมีประสิทธิภาพ ลดการทุจริต ตรวจสอบข้อมูลการทำงานได้ เพิ่มศักยภาพการทำงานขององค์กร

2. Company Policy (นโยบายการควบคุมงบประมาณของบริษัท) : การที่บริษัทมีนโยบายควบคุมงบประมาณในการจัดซื้อ จะทำให้พนักงานมีแนวทางการทำงานเป็นไปในทิศทางเดียวกัน ซึ่งบริษัทจะต้องมีความชัดเจนในนโยบาย และดำเนินงานอย่างจริงจังและต่อเนื่อง

3. Employee or Users Attitude (ทัศนคติที่ดีของพนักงาน) : บริษัทที่มีธรรมภิบาลสูงและมีนโยบายการทำงานที่ชัดเจน ส่งผลต่อทัศนคติที่ดีในการทำงานของพนักงาน ก่อให้เกิดความศรัทธาและความจริงใจในการทำงาน รวมถึงการมีความรู้ความเข้าใจและความสามารถในการทำงานของพนักงาน ทำให้การทำงานในบริษัทมีประสิทธิภาพ และมีบรรยากาศในการทำงานร่วมกันที่ดี

การควบคุมงบประมาณในงานจัดซื้อมีทั้งหมด 3 รูปแบบ ได้แก่

1. ควบคุมไม่ให้มีการซื้อเลย : มักจะใช้กับบริษัทที่มีลักษณะงานรับเหมาเป็นโปรเจค

2. ควบคุมให้มีการซื้อได้ตามจำนวนที่กำหนดไว้ในปริมาณสินค้าคงคลัง : มักจะใช้กับโรงงานที่มีสายการผลิต

3. ควบคุมเงินทดรองจ่ายหรือเงินสดย่อย : ใช้กับบริษัทที่มีการใช้เงินสดเป็นจำนวนมาก เช่น ธุรกิจผลิตสื่อบันเทิง ธุรกิจการขนส่ง ธุรกิจงานบริการต่างๆ เป็นต้น

การควบคุมงบประมาณในโปรแกรมจัดซื้อมีได้หลายวิธี ดังนี้

1. ควบคุมราคารวมเทียบกับงบประมาณในโปรเจคหรือแต่ละคอสเซ็นเตอร์ : กำหนดงบประมาณในโปรเจคหรือในแต่ละคอสโปรเจคที่ต้องการ เพื่อป้องกันราคารวมจากการสั่งซื้อในโปรเจคเกินงบประมาณที่กำหนดไว้

2. ควบคุมจำนวนสินค้าที่ต้องการซื้อ : การออกแบบและวางแผนจำนวนสินค้าที่ต้องการใช้ก่อนเริ่มทำงาน จะช่วยควบคุมปริมาณการซื้อสินค้าไม่ให้เกินจำนวนที่ต้องการ

3. ควบคุมราคาต่อหน่วยของสินค้า หรือ ค่าแรงต่อหน่วยของสินค้า : การสำรวจราคาของสินค้าหรือค่าแรงต่อหน่วยจากที่ต่างๆ จะช่วยให้มีตัวเลือกในการพิจารณาจัดซื้อจัดจ้าง ในราคาหรือค่าแรงต่อหน่วยเหมาะสมกับคุณภาพของสินค้ามากขึ้น

4. ควบคุมความโปร่งใสในการจัดซื้อ : การแสดงข้อมูลใบเสนอราคาที่ได้รับจากผู้ขายหลายแห่ง เพื่อนำมาเทียบคุณสมบัติสินค้าหรืองานบริการ และจำนวนตรงกับความต้องการ โดยมีราคาและเงื่อนไขอื่นๆ เหมาะสมที่สุดในการจัดซื้อ ซึ่งสามารถตรวจสอบแหล่งที่มาของเอกสารได้

5. ควบคุมจำนวนสั่งซื้อในปริมาณที่เหมาะสม : การสั่งซื้อปริมาณมากๆในครั้งเดียวจะทำให้ได้ราคาที่ถูกกว่าการค่อยๆสั่งทีละนิด ดังนั้น การประชุมเพื่อวางแผนจัดซื้อสินค้าชนิดใดก็ตาม และสรุปให้มีการสั่งซื้อสินค้าปริมาณมากๆในครั้งเดียว จะเป็นการช่วยลดค่าใช้จ่ายของบริษัท

6. ควบคุมช่วงเวลาในการรับจากผู้ขาย : การให้ผู้ขายค่อยๆส่งสินค้าตามเวลาใดก็ได้ที่เราต้องการจะทำให้ได้ของสดใหม่ไม่เสียทิ้ง ซึ่งจะทำให้มีผลโดยตรงในการใช้งบประมาณอย่างคุ้มค่า และมีผลในการประหยัดต้นทุนจากการเสียทิ้งของวัตถุดิบบางอย่างได้ เช่น ผักสด อาหารสด เป็นต้น

7. ควบคุมการเบิกสินค้าหรือย้ายสินค้า : การเบิกสินค้าจะมีความสอดคล้องกับใบสั่งซื้อ ที่มีการตีกรอบในการเบิกไปใช้ตามข้อมูลโปรเจค สายงาน และจำนวนสินค้าที่สั่งซื้อ และหากมีความจำเป็นใช้สินค้าจำนวนมากกว่าที่มีการขอซื้อ สามารถทำการย้ายสินค้าบนระบบก่อนแล้วจึงเบิกสินค้าออกมาใช้ได้

8. ควบคุมเงินทดรองจ่ายหรือเงินสดย่อย : เงินทดรองจ่ายหรือเงินสดย่อย จะถูกควบคุมด้วยระบบการอนุมัติออนไลน์ และหลังจากที่ได้นำเงินไปใช้จ่ายแล้วจะต้องทำการบันทึกข้อมูลการใช้จ่าย เพื่อนำข้อมูลไปสู่ระบบการควบคุมงบประมาณส่วนกลาง

9. ควบคุมจำนวนวัสดุหรือวัตถุดิบที่เสียหายให้มีความโปร่งใส ตรวจสอบที่มาที่ไปได้