งานบัญชีหลังจากการจัดซื้อ

การจ่ายเงินของเจ้าหน้าที่บัญชีให้กับผู้เบิกเงินทดรองจ่ายสามารถทำได้ง่าย โดยระบบจะส่งเอกสารใบเงินยืมทดรองที่ได้รับการอนุมัติเรียบร้อยแล้วไปยังเจ้าหน้าที่บัญชี เมื่อเจ้าหน้าที่พิจารณาเอกสารที่ได้รับและต้องการจ่ายเงิน สามารถบันทึกการจ่ายเงินบนระบบได้ และรอให้ผู้เบิกเงินทดรองจ่ายทำเอกสารใบบันทึกค่าใช้จ่ายเพื่อเคลียร์เงินกับเจ้าหน้าที่บัญชี

การจ่ายเงินของเจ้าหน้าที่บัญชีเมื่อได้รับเอกสารใบขอซื้อ (PR-NPO) หรือใบบันทึกการซื้อจากการเบิกเงินทดรองจ่ายที่มีการอนุมัติเรียบร้อยเพื่อชำระค่าใช้จ่ายหรือเคลียร์เงิน ระบบจะนำค่าใช้จ่ายในเอกสารนี้ไปตัดงบประมาณในโปรเจค และสามารถบันทึกข้อมูลการจ่ายเงินเมื่อเจ้าหน้าที่บัญชีทำการเคลียร์เงินแล้ว

สำหรับจัดการเอกสารการวางบิลที่ผู้ขายนำมายื่นให้ทางบัญชีที่เป็นงวดมัดจำ หรือหลังจากส่งสินค้าหรือให้บริการตามที่ได้ตกลงไว้ในใบสั่งซื้อ โดยมีใบรับสินค้าเข้าคลังหรือใบตรวจรับงานบริการที่มีการยืนยันความพร้อมในการวางบิลของแต่ละงวด สามารถบันทึกข้อมูลการวางบิลของผู้ขายตามงวดชำระหรือวางบิลรวมได้ รวมถึงการวางบิลจากการใช้ Blanket Purchase Order ในใบสั่งซื้อ และสามารถกำหนดวันที่ต้องจ่ายเงินให้ผู้ขายที่ฟังก์ชัน Payment Calendar บนระบบได้

สำหรับให้เจ้าหน้าที่บัญชีออกเอกสารใบขออนุมัติจ่าย เพื่อส่งขออนุมัติทางออนไลน์ ซึ่งสามารถกำหนดรูปแบบการจ่ายให้กับผู้ขายว่าเป็นการจ่ายด้วยเงินสดหรือจ่ายด้วยเช็ค และกำหนดวันที่นัดหมายในการจ่ายเงินหรือนัดรับเช็ค

เป็นฟังก์ชันที่ช่วยให้เจ้าหน้าที่บัญชีสามารถกำหนดวันจ่ายเงินของงวดชำระที่มีการวางบิลแล้ว ให้ตรงกับวันที่ชำระเงินของบริษัทจากการคำนวณของระบบแบบอัตโนมัติ และหากต้องการกำหนดวันจ่ายเองก็สามารถทำได้ นอกจากนี้ยังสามารถทราบเอกสารที่รอดำเนินการว่าอยู่ในขั้นตอนใดได้จากสีของเลขที่เอกสารบน “ปฏิทินกำหนดจ่าย” ทำให้สะดวกในการดูเอกสารทางบัญชีและสามารถวางแผนการทำงานได้ง่ายขึ้น