โปรแกรมจัดซื้อที่ดี

โปรแกรมจัดซื้อ คือ โปรแกรมที่มีการออกแบบเพื่อช่วยอำนวยความสะดวกในการทำงานเกี่ยวกับกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างขององค์กร โดยมีการออกเอกสารต่างๆบนโปรแกรม เช่น ใบขอซื้อ ใบขอราคา ใบเสนอราคา และใบสั่งซื้อ เป็นต้น รวมถึงการขออนุมัติเอกสารบนโปรแกรม ทำให้ทำงานเป็นระบบและมีประสิทธิภาพ ลดปัญหาการทำงานซ้ำซ้อน ลดขั้นตอนยุ่งยากที่ทำให้เสียเวลา ลดการใช้กระดาษในองค์กรลง ลดปัญหาเอกสารได้รับความเสียหายหรือสูญหายระหว่างการทำงาน

โปรแกรมจัดซื้อ มีฟังก์ชันที่เกี่ยวข้องกับการจัดซื้อจัดจ้างอยู่หลายฟังก์ชัน ประกอบด้วย

• ฟังก์ชันการขอซื้อ สำหรับออกเอกสารขอซื้อสินค้า/งานบริการ เพื่อให้มีการจัดซื้อจัดจ้างมาใช้ในองค์กร

• ฟังก์ชันการขอราคา สำหรับออกเอกสารเพื่อขอราคาจากซัพพลายเออร์

• ฟังก์ชันใบเสนอราคา สำหรับพิจารณาอนุญาตใบเสนอราคาให้อ้างอิงสร้างใบสั่งซื้อได้หรือไม่

• ฟังก์ชันการอนุมัติใบขอซื้อ สำหรับการอนุมัติใบขอซื้อตามลำดับสายการอนุมัติ

• ฟังก์ชันการอนุมัติใบสั่งซื้อ สำหรับการอนุมัติใบสั่งซื้อตามลำดับสายการอนุมัติ

• ฟังก์ชันการสั่งซื้อ สำหรับออกเอกสารสั่งซื้อสินค้า/งานบริการ โดยอ้างอิงข้อมูลจากใบเสนอราคาที่เลือก

• ฟังก์ชันงานคลังสินค้า สำหรับจัดการสินค้าที่มีการรับเข้าคลังสินค้าหลังจากสั่งซื้อ

• ฟังก์ชันงานบัญชี สำหรับจัดการการชำระเงินจากการสั่งซื้อสินค้า/บริการ และการเบิกค่าใช้จ่ายอื่นๆ ในองค์กร

โปรแกรมจัดซื้อที่ดีจะต้องมีการทำงานที่เป็นระบบ ข้อมูลถูกต้อง มีความน่าเชื่อถือ ปกป้องการแทรกแซงงานจากผู้อื่น ใช้งานง่าย ลดการทำงานซ้ำซ้อน เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานร่วมกันขององค์กร สามารถรองรับการทำงานเมื่อมีปริมาณข้อมูลจำนวนมาก มีระบบรักษาความปลอดภัยในการใช้งานและการเก็บรักษาข้อมูล ลดการทุจริต และสามารถรองรับการอนุมัติงานที่มีความซับซ้อนสูงได้

โปรแกรมจัดซื้อเหมาะกับทุกบริษัทที่มีความต้องการใช้โปรแกรมเพื่ออำนวยความสะดวกในขั้นตอนของการจัดซื้อจัดจ้าง ทำงานเป็นระบบ ลดขั้นตอนยุ่งยากและทำงานซ้ำซ้อน ทำงานร่วมกันระหว่างองค์กรแบบออนไลน์ ข้อมูลที่ได้รับถูกต้องและมีความน่าเชื่อถือ และยังสามารถรองรับปริมาณข้อมูลในการทำงานจำนวนมากได้ นอกจากนี้ยังสามารถดูข้อมูลในรูปแบบรายงานต่างๆ ได้ จึงสะดวกในการพิจารณาการทำงานของผู้บริหาร

ทันทีที่ต้องมีการใช้จ่ายในบริษัท เพื่อไม่ให้การจัดซื้อเกินงบประมาณที่วางแผนไว้ ดังนั้น การจัดซื้อที่เป็นระบบควรเกิดขึ้นโดยเร็วที่สุด ป้องกันความผิดพลาดก่อนการจัดซื้อดีกว่ามาแก้ไขงานในภายหลัง และเป็นการวางกรอบการทำงานที่เป็นระเบียบกับพนักงานตั้งแต่แรกไม่ให้เกิดความสับสนในการจัดซื้อ

โปรแกรม Excel สามารถนำมาใช้เป็นโปรแกรมจัดซื้อได้ โดยการประยุกต์การใช้งานบนโปรแกรม Excel ให้สอดคล้องกับการทำงานในกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างขององค์กรได้ เหมาะสำหรับองค์กรที่มีขนาดเล็ก ไม่เข้มงวดกับสิทธิ์ผู้ใช้งานและการเข้าถึงข้อมูล ทำงานแบบออฟไลน์ ผู้ใช้งานมักมีจำนวนน้อย และต้องได้รับความไว้วางใจจากองค์กรในการดูแลรับผิดชอบ เพราะสามารถแก้ไขแปลี่ยนแปลงข้อมูลได้

โปรแกรมจัดซื้อ ช่วยให้การออกใบ PR หรือ PO มีความสะดวกมากขึ้น โดยเฉพาะบริษัทที่มีขนาดใหญ่มีหลายแผนกและต้องมีการขอซื้อสินค้า/บริการ จำนวนมาก โดยโปรแกรมจัดซื้อยังช่วยให้การทำงานเป็นระบบ ป้องกันงานตกหล่นทำไม่ครบหรืองานล่าช้า โดยสามารถแสดงสถานะการทำงานเป็นแบบ Real Time ช่วยควบคุมราคาในการจัดซื้อได้ ป้องกันการทุจริต ทั้งนี้ยังมีระบบ security ระดับสูง ที่สามารถป้องกันข้อมูลสูญหาย และป้องกันการเข้าถึงข้อมูลจากผู้ไม่มีสิทธิ์ได้ และยังมีรายงานมาช่วยในการพิจารณาการทำงานให้ผู้บริหาร

องค์กรที่เลือกใช้โปรแกรมจัดซื้อฟรี จะได้รับโปรแกรมจัดซื้อที่ไม่ต้องเสียค่าใช้จ่าย สามารถใช้ทำงานในการจัดซื้อจัดจ้างได้แบบทั่วไป แต่หากทางองค์กรมีเงื่อนไขขั้นตอนการจัดซื้อที่มีความซับซ้อนสูง โปรแกรมจัดซื้อฟรีก็อาจจะไม่ตอบโจทย์ต่อการใช้งานขององค์กรได้ รวมถึงปริมาณการจัดเก็บข้อมูลการทำงานที่มีขนาดจำกัด

โปรแกรมจัดซื้อสำเร็จรูป มีฟังก์ชันในการทำงานที่ตอบโจทย์องค์กรเป็นอย่างมาก ทั้งในด้านการทำงานที่เป็นระบบ ใช้งานง่าย รองรับการจัดซื้อหลากหลายรูปแบบ รองรับการอนุมัติงานที่มีความซับซ้อนได้ มีระบบ Security ในการทำงานและดูแลข้อมูลในระดับสูง รองรับปริมาณข้อมูลจากการทำงานจำนวนมากได้ สามารถทำงานเชื่อมต่อระหว่างองค์กรได้อย่างดี แสดงข้อมูลแบบ Real Time สามารถตรวจสอบที่มาที่ไปของเอกสารและดูข้อมูลการทำงานย้อนหลังได้ มีรายงานแสดงให้ผู้บริหารดูหลากหลายแบบ และมีเจ้าหน้าที่ของโปรแกรมจัดซื้อคอยดูแลให้คำปรึกษาในการใช้งานตลอด