ระบบจัดซื้อ

ระบบจัดซื้อ คือ กระบวนการทำงานในการจัดหาสินค้า วัตถุดิบ ชิ้นส่วน หรือ งานบริการจ้างทำ ให้ตรงกับความต้องการขององค์กร ที่มีคุณสมบัติ จำนวน เวลา ราคา ผู้ขาย และสถานที่จัดส่งถูกต้อง โดยจัดการให้มีขั้นตอนการจัดซื้อเป็นระบบบนเครื่องมือที่มีการออกแบบไว้ เพื่อให้การดำเนินงานการจัดซื้อได้รับความสะดวกรวดเร็ว ลดความผิดพลาดจากการทำงาน สามารถควบคุมปริมาณสินค้าคงคลังให้เพียงพอเหมาะสม เพิ่มกำไรและลดต้นทุนขององค์กรได้ ลดปัญหาการทุจริต มีการจัดเก็บผลการดำเนินงานของระบบ ออกรายงานให้กับผู้ปฏิบัติงานและผู้บริหารได้อย่างมีประสิทธิภาพ ถูกต้อง และตรวจสอบข้อมูลได้ สร้างภาพลักษณ์และชื่อเสียงที่ดีขององค์กรได้

ระบบจัดซื้อมีความสำคัญในด้านการควบคุมงบประมาณในองค์กร โดยการควบคุมราคาและปริมาณสินค้าวัตถุดิบให้มีปริมาณการจัดซื้อสมดุลกับปริมาณสินค้าคงคลัง ไม่ให้มีจำนวนมากกว่าหรือน้อยกว่าความจำเป็นในการใช้งาน และมีราคาที่เหมาะสมกับสินค้าวัตถุดิบ เพื่อลดต้นทุนค่าใช้จ่าย ลดการทุจริตในองค์กร การทำงานมีความโปร่งใสและมีประสิทธิภาพ ทำงานเป็นระบบและรวดเร็ว ข้อมูลการดำเนินงานถูกต้อง สามารถตรวจสอบได้ และสามารถนำข้อมูลไปวิเคราะห์วางแผนการทำงานขององค์กรได้

องค์ประกอบสำคัญของระบบจัดซื้อที่ส่งผลให้เกิดประสิทธิภาพในการจัดซื้อจัดจ้าง ได้แก่

1. ศักยภาพของบุคลากร การที่บุคลากรจัดซื้อจัดจ้างมีความเป็นมืออาชีพ มีความรู้ ความสามารถ ทักษะ ทัศนะคติที่เหมาะสม และประสบการณ์ที่ดี จะส่งผลให้ช่วยแก้ไขปัญหาการจัดซื้อจัดจ้างได้อย่างมีประสิทธิภาพ

2. เทคโนโลยีสารสนเทศ ที่นำมาใช้ในระบบจัดซื้อที่มีประสิทธิภาพและทันสมัย จะช่วยเพิ่มศักยภาพการทำงานของบุคลากรให้สูงขึ้น มีความสะดวกในการทำงานร่วมกันหลายกลุ่ม การดำเนินงานและจัดเก็บข้อมูลถูกต้อง ตรวจสอบได้ ส่งผลให้การทำงานระหว่างกลุ่มมีความคล่องตัวสูง ไม่ติดขัดล่าช้า และมีข้อมูลจากการดำเนินงานน่าเชื่อถืออันมาจากระบบรักษาความปลอดภัยบนเทคโนโลยีที่ใช้

3. การวางแผนการจัดซื้อจัดจ้าง ที่มีมาตรการในการจัดทำแผนงานที่ดี โดยการสำรวจความต้องการใช้สินค้าให้เพียงพอในการทำงานและต่อเนื่อง ส่งผลให้การจัดหาสินค้าอยู่ในช่วงเวลาและราคาที่เหมาะสม สินค้าที่ได้มีคุณภาพสูง เกิดความคุ้มค่า คุ้มราคา

4. กระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง ที่มีขั้นตอนการทำงานเป็นระบบตั้งแต่การขอซื้อจากหน่วยงาน การอนุมัติในการขอซื้อ การขอราคาจากผู้ขายหลายแหล่งเพื่อพิจารณาคัดเลือกใบเสนอราคาที่เหมาะสม การสั่งซื้อจากใบเสนอราคาของผู้ขายที่เลือก การอนุมัติในการสั่งซื้อ การรับของหรืองานบริการจากผู้ขาย และการจ่ายเงิน ส่งผลให้การจัดซื้อจัดจ้างมีประสิทธิภาพ มีมาตรฐานในการทำงานอยู่ในระดับเดียวกัน มีความโปร่งใสในการทำงาน ตรวจสอบข้อมูลย้อนหลังได้

5. การติดตามประเมินผล การนำผลการดำเนินงานในการจัดซื้อจัดจ้างมาวิเคราะห์และประเมินผล ตามแผนงานขององค์กร จะส่งผลให้ทราบถึงผลลัพธ์ของการทำงานว่าประสบความสำเร็จตามวัตถุประสงค์หรือไม่ และสามารถนำข้อมูลไปต่อยอดในการปรับปรุงการทำงานขององค์กร หรือออกแบบวางแผนการทำงานขององค์กรในอนาคตได้

ระบบการจัดซื้อออนไลน์ เป็นการนำเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาใช้ในระบบจัดซื้อ สามารถทำงานได้ทุกที่ที่มีอินเตอร์เน็ต การทำงานออนไลน์ช่วยเพิ่มความสะดวกในการทำงาน ลดความผิดพลาดจากบุคลากร มีบรรยากาศที่ดีในการทำงานร่วมกัน ระบบจัดซื้อออนไลน์จะแสดงกระบวนการดำเนินงานเป็นแบบ Real-Time ที่จะช่วยให้การทำงานมีความคล่องตัวสูง ลดปัญหางานล่าช้าจากการรอ ทำให้งานสำเร็จเร็วและมีประสิทธิผล ทั้งนี้ยังมีการเก็บรักษาข้อมูลและมีระบบรักษาความปลอดภัยสูง ช่วยลดการทุจริต ลดต้นทุนค่าใช้จ่าย และข้อมูลที่ได้รับจากการดำเนินงานมีความถูกต้อง น่าเชื่อถือ สามารถตรวจสอบการทำงานและแหล่งที่มาของข้อมูล รวมถึงการออกรายงานเพื่อวิเคราะห์และประเมินผลการดำเนินงานแบบออนไลน์ได้

มีแนวโน้มในการใช้งานสูงขึ้นโดยเฉพาะระบบจัดซื้อออนไลน์ ที่ไม่มีการจำกัดสถานที่ในการใช้งานระบบ เพียงแค่มีอินเตอร์เน็ตก็สามารถเข้าใช้งานได้ ทำให้ผู้ใช้งานที่อยู่หน้างานสามารถใช้งานระบบจัดซื้อได้ทันที ส่งผลดีต่อองค์กรที่สามารถช่วยให้กระบวนการจัดซื้อมีความสะดวกรวดเร็วและทันท่วงทีต่อการใช้ในองค์กร และยังมีระบบการจัดซื้อที่ช่วยให้ทำงานขององค์กรมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล สามารถตรวจสอบการทำงานรวมถึงแหล่งที่มาของข้อมูลได้ ป้องกันการทุจริต ควบคุมงบประมาณค่าใช้จ่ายเพื่อลดต้นทุนและเพิ่มผลประกอบการ แสดงสมรรถนะผลการทำงานขององค์กรตามความเป็นจริง นำไปสู่การพัฒนาและปรับปรุงการทำงานขององค์กรให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น

ระบบจัดซื้อ เป็นระบบที่มีกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างสินค้าหรืองานบริการตามความต้องการขององค์กร มีขั้นตอนการทำงานเป็นแบบแผนตามลำดับ โดยเริ่มจากใบขอซื้อที่ได้รับการอนุมัติแล้ว แล้วส่งให้เจ้าหน้าที่จัดซื้อดำเนินงานในการขอราคากับผู้ขายหลายๆแหล่ง เพื่อให้ได้รับใบเสนอราคามาพิจารณาเลือกในการสั่งซื้อ จากนั้นจึงออกใบสั่งซื้อกับผู้ขายที่เลือก รอรับสินค้าหรืองานบริการที่จัดส่ง และจึงชำระเงิน ในส่วนของระบบประมูล เป็นระบบที่สร้างขึ้นเพื่อเป็นตัวกลางระหว่างผู้ซื้อกับผู้ขายที่สนใจเสนอซื้อ-ขายสินค้าหรือให้บริการ โดยสามารถเข้ามาแข่งขันเสนอราคาในช่วงเวลาที่กำหนด และได้สินค้าที่ร่วมประมูลในราคาที่พอใจกันทั้งสองฝ่าย ใช้เวลาในการประมูลไม่นาน

บริษัทที่ต้องการเริ่มใช้ระบบจัดซื้อในการทำงาน ทางบริษัทจะมีการออกนโยบายในการทำงาน รวมถึงหาเครื่องมือเพื่อใช้ในการทำระบบจัดซื้อ ทำให้บริษัทมีเป้าหมายและวิธีการทำงานไปในทิศทางเดียวกัน การสร้างทัศนคติที่ดีของพนักงานต่อระบบจัดซื้อที่บริษัทเลือกใช้ และการใช้พนักงานมีความรู้ความสามารถในการทำงานบนระบบจัดซื้อ จะส่งผลให้การทำงานของบุคคลากรมีศักยภาพ ลดปัญหาการทำงานล่าช้า ป้องกันการทุจริต และเพิ่มผลประกอบการให้มีกำไรสูงขึ้น

ค่าใช้จ่ายในการทำระบบจัดซื้อของบริษัท มีส่วนสำคัญต่อการตัดสินใจเลือกใช้ระบบจัดซื้อ การกำหนดราคาที่แตกต่างกันไปของซัพพลายเออร์ผู้ให้บริการแต่ละเจ้าขึ้นอยู่กับฟังก์ชันและประสิทธิภาพของตัวระบบ โดยส่วนใหญ่แล้วสามารถจำแนกระบบออกได้เป็น 2 แบบ คือ

1. On-Premise : บริษัทมี Server ที่เป็นของตัวเองและทำการติดตั้งซอฟต์แวร์ระบบจัดซื้อไว้ที่ทางฝั่งของบริษัท ซึ่งความรับผิดชอบและการดูแลต่างๆ ในด้านของ Hardware และ Software บริษัทจะต้องเป็นผู้ดำเนินการเอง รวมถึงการจัดหาทีมงานที่มีความเชี่ยวชาญมาคอยดูแลระบบ จะเห็นได้ว่าบริษัทมีค่าใช้จ่ายจำนวนมากที่ต้องจ่ายและมีความเสี่ยงในการติดตั้งใช้งานที่ไม่เป็นผลสำเร็จ ในกรณีที่แย่ที่สุด คือ การเสียค่าใช้จ่ายไปเป็นจำนวนมากแล้วแต่การติดตั้งและใช้งานยังไม่สำเร็จ ทำให้ต้องเสียค่าใช้จ่ายไปแบบฟรีๆ

2. On-Cloud : บริษัทสามารถใช้งานระบบได้ทันทีที่สมัครใช้งาน มีซัพพลายเออร์ผู้ให้บริการเป็นผู้ดูแลระบบทั้งหมด มีการอัพเดตฟังก์ชันอยู่เสมอ ระบบจัดซื้อประเภทนี้เป็นที่นิยมเนื่องจากมีค่าใช้จ่ายที่ไม่สูง และเมื่อมีปัญหาการใช้งานจะได้รับการช่วยเหลือจากซัพพลายเออร์ผู้ให้บริการได้อย่างรวดเร็ว

ระบบจัดซื้อ SPIS จัดว่าเป็นระบบจัดซื้อออนไลน์ (On-Cloud) ที่ดีที่สุด ซึ่งมีฟังก์ชันการใช้งานที่รองรับความต้องการของลูกค้าที่มีความซับซ้อนสูงได้เป็นอย่างดี ตอบโจทย์การทำงานของผู้ใช้งาน ทำให้การทำงานมีประสิทธิภาพ เหมาะสำหรับบริษัทที่ต้องการความถูกต้อง โปร่งใส และสร้างกำไรสูงที่สุด สนใจสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติม