ระบบจัดซื้อที่ฝ่ายจัดซื้อ

เอกสารการขอราคาสินค้า/งานบริการที่ส่งถึงผู้ขายเพื่อขอใบเสนอราคา สามารถส่งถึงผู้ขายได้หลายรายและสามารถกำหนดจำนวนใบเสนอราคาขั้นต่ำที่ยอมให้มีการสั่งซื้อ ผู้ขายสามารถบันทึกข้อมูลใบเสนอราคาได้เองจาก Link ใบขอราคาที่ได้รับ นอกจากนี้ยังสามารถใช้ในขั้นตอนการแตกใบขอซื้อเพื่อออกใบสั่งซื้อได้หลายใบจากใบขอซื้อใบเดียว

ใบเสนอราคาที่ได้รับจากผู้ขาย ระบบจะทำการพิจารณาว่าผ่านเกณฑ์ในการอนุญาตให้สร้างใบสั่งซื้อหรือไม่ โดยมีการคำนวณเทียบจำนวนสินค้าและราคา/หน่วย ของแต่ละรายการว่ามีราคาไม่สูงกว่าใบขอซื้อ ใบเสนอราคาที่ผ่านเกณฑ์สามารถนำไปอ้างอิงในการออกใบสั่งซื้อได้อย่างง่ายและรวดเร็ว นอกจากนี้ระบบยังรองรับใบเสนอราคาที่มีสกุลเงินต่างประเทศได้

รายงานที่ช่วยให้การพิจารณาเลือกใบเสนอราคาที่ได้รับจากผู้ขายหลายราย โดยระบบจะทำการประเมินข้อมูลและเปรียบเทียบใบเสนอราคาที่ได้รับทั้งหมด และแสดงเป็นรายงานไฟล์ Excel ที่เรียงลำดับตามราคาของใบเสนอราคาที่มีราคาถูกที่สุดไปยังราคาสูงที่สุด ซึ่งสามารถดาวน์โหลดดูรายงานนี้ได้

การสั่งซื้อสินค้า/บริการสามารถทำได้ง่ายไม่ซับซ้อน โดยการอ้างอิงข้อมูลใบเสนอราคามาสร้างใบสั่งซื้อ สามารถตั้งค่ารูปแบบใบสั่งซื้อได้ สามารถกรอกข้อมูลได้โดยตรง ในเงื่อนไขการชำระเงินสามารถกำหนดจำนวนเงินจ่าย วันที่รับสินค้า วันที่จ่ายสินค้า สถานะงวดมัดจำ นอกจากนี้สามารถใช้ฟังก์ชัน Blanket Purchase Orders (BPO) ในงวดชำระได้ เมื่อสร้างใบสั่งซื้อแล้วสามารถส่งขออนุมัติทางออนไลน์ได้

เป็นฟังก์ชันที่ใช้ในเงื่อนไขการชำระเงินในใบสั่งซื้อที่สามารถเลือกงวดชำระแบบไม่กำหนดจำนวนเงินจ่าย จำนวนส่งสินค้าและวันที่ในการส่งสินค้าได้ ทั้งนี้การชำระเงินจะเป็นไปตาม Release Order ที่แจ้งให้ผู้ขายทราบ เหมาะสำหรับการสั่งซื้อสินค้าจำนวนมากที่ต้องการความสดใหม่ และไม่สามารถระบุวันที่ให้ส่งสินค้าที่แน่นอนได้

การแจ้งให้ผู้ขายส่งสินค้าตามจำนวนที่ต้องการและวันที่ที่ต้องการรับสินค้า โดยแจ้งทางโทรศัพท์หรือส่งอีเมล์ จากนั้นผู้ขายทำการจัดส่งสินค้าและส่งใบแจ้งหนี้ที่มีข้อมูลจำนวนสินค้าและราคาของงวดชำระนั้นๆมาให้ ทำให้ได้รับสินค้าที่มีความสดใหม่เสมอและสามารถจ่ายเงินตามจำนวนที่ได้รับจริง

การจ้างงานผู้ให้บริการ เช่น งานซ่อม งานผลิต หรืองานบริการอื่นๆ สามารถออกเอกสารการจ้างงานโดยอ้างอิงจากใบเสนอราคา และสามารถส่งขออนุมัติเอกสารทางออนไลน์ได้ เมื่อมีการตกลงจ้างงานกับผู้ให้บริการและได้รับบริการแล้ว ผู้ใช้ระบบสามารถใช้ฟังก์ชันตรวจรับงาน (Work Order Acceptance) เพื่อยืนยันการแล้วเสร็จของงานได้

การอนุมัติเอกสารการสั่งซื้อสินค้า/บริการบนระบบ สามารถส่งขออนุมัติทางออนไลน์ได้โดยเรียงลำดับสิทธิการอนุมัติก่อนหลัง และสามารถกำหนดจำนวนวงเงินของผู้อนุมัติในการอนุมัติเอกสารได้ ทำให้ผู้อนุมัติได้รับเอกสารตามสิทธิที่ได้อย่างรวดเร็ว